Актуальность внедрения систем автоматизации

У каждого собственника бизнеса по мере роста компании встает вопрос: как оптимизировать работу отдела продаж, чтобы менеджеры успевали обрабатывать все заявки, чтобы клиентская база не велась в таблице Excel или в блокноте сотрудника, который при увольнении«забирает» клиентов с собой.

Для эффективности бизнеса важно, что вся информация была централизована в единой системе с понятным интерфейсом, где можно отследить статус «готовности» каждого лида, получить информацию о клиенте и этапе работы с ним, о контактных лицах контрагента и т.д.

Что даст автоматизация вашему бизнесу

Компания любой специфики может увеличить свои продажи от 30% до 300% после внедрения автоматизации либо правильной адаптации уже имеющейся системы.

Автоматизация – очень важный фактор для роста бизнеса. Крупные компании, входящие в топ на рынке, уделяют этому процессу большое количество ресурсов, потому что они понимают важность ее применения.

В каких случаях без автоматизации не обойтись

К примеру, когда менеджер ведет 5-10 клиентов, он способен запомнить, когда и зачем им звонить. Когда у менеджера больше 100 клиентов (а ведь именно к этому стремится любой бизнес) он начинает:

• терять задачи (забывает, когда звонить);
• путаться в контактных лицах компании-контрагента;
• забывает, по какой причине надо звонить этому клиенту.

Что ваш бизнес имеет в итоге: либо сделка не закрывается, либо клиент не доплачивает – в любом случае он остается недоволен и страдает репутация фирмы.

Главные задачи автоматизации
Правильная, результативная автоматизация охватывает следующие аспекты.

Во-первых, сбор информации по всем лидам в одной системе: лиды, генерированные по заявкам с сайта, или из социальных сетей, или подобранные в результате «холодных» звонков. В рамках автоматизации они поступают в единую базу, откуда менеджер автоматически получает потенциального клиента в работу, о чем ему приходит уведомление.

Во-вторых, автоматизация позволяет наладить сегментирование: в рамках системы клиентам присваиваются разные статусы (уровень воронки продаж, этапы).

В-третьих, важно, чтобы интерфейс системы позволял заполнить максимум необходимой информации по контрагенту: контактные лица, сделки и статусы по ним и иная информация по компании.Доступ к этим разделам системы должен быть у менеджера и у руководителя.

В-четвертых, автоматизация дает возможность правильной постановки задач. Неэффективная постановка задач приводит к ошибкам и потери времени. Чем проще этот процесс, тем выше производительность.Ключевые моменты: назначение ответственного по задаче, срока ее исполнения, объема задачи и результата. Главный плюс системы в автоматическом контроле исполнения задач и отправки уведомлений в случае нарушения сроков.

Пятое, что важно применить в рамках автоматизации – интеграция IP-телефонии в интерфейс-систему. Таким образом, вы отслеживаете, кто звонил, когда, кому, можете прослушать разговор с целью контроля качества. Система позволяет автоматически набирать номера телефонов, одним кликом генерировать акты, счета и договоры.То же касается e-mail и смс-рассылки.

Я рекомендую максимально автоматизировать все ручные и трудоемкие процессы, чтобы их исполняла система вместо сотрудника. Вкупе это экономит массу времени и оптимизирует работу отдела продаж.

Стас Ваксман, основатель компании Vaksman&Partners, специалист по построению эффективных отделов продаж, автор курсов и тренингов по продажам